Wann muss ein neuer Debitor angelegt werden?

Hallo,

mal eine Frage in die Runde:
Bei welchen Änderungen der Debitor/Kreditor-Stammdaten ändert Ihr den Debitor/Kreditor nicht sondern legt einen neuen an? Oder macht Ihr das überhaupt nie und ändert immer den vorhandenen?
lg
Tobias

Hallo Tobias,

wir legen in der Regel einen neuen Debitoren an, wenn sich die Steuernummer ändert.

VG
Anke

Ich habe mal gelernt, dass man einen Debitoren/Kreditoren solange ändern darf, wie es sich weiterhin um dieselbe (natürliche/juristische) Person handelt.

Bei natürlichen Personen kann man die Daten also ständig ändern.

Bei einer juristischen Person darf man sie nur dann ändern, wenn es sich auch weiterhin um dieselbe juristische Person handelt.
Solange also die Registernr. und das Registergericht gleich bleiben, ist es weiterhin dieselbe Person. Ändert sich eins davon, dann existiert die bisherige juristische Person nicht mehr und an dessen Stelle tritt die neue juristische Person auf.

Ich bezweifle, dass die Änderung der Steuernummer der ausschlaggebende Punkt sein sollte.
Wenn ich überlege, wie häufig ich in den letzten Jahren vom Finanzamt eine neue Steuernummer erhalten habe, aber immer noch dieselbe Person bin.
Oder meint Anke die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Man kann das ja unterschiedlich definieren. Hängt auch von sonstigen Rahmenbedingungen ab. Ich würde z. B. den Debitor auch bei Rechtsnachfolge (Fusion oder ähnliches) belassen und nur ändern. Dann bleibt auch die Historie erhalten. Macht das Leben auch einfacher wenn es viele offene Aufträge/Projekte mit dem Debitor gibt bzw. viele (teil-) offene Bestellungen beim Kreditor. Letztlich ist das ein Punkt den man mit seinem Wirtschaftsprüfer diskutieren sollte damit die am Ende kein Problem mit der gefundenen Lösung haben.

Wenn Steuer-Nr. dann würde ich die USt-ID-Nr. definieren. Denn über diese laufen ja (hoffentlich) Prüfjobs.

Guten Morgen und vielen Dank für die Antworten.

Ich finde den Ansatz mit der Umsatzsteuer ID klinkt gut aber auch das mit dem WP zu besprechen einen sehr guten Ansatz.
Aber genau das Thema Historie - ist bei uns ein ziemlich großer Brocken, und nicht zu unterschätzen. Wir haben einen großen Anteil an Serviceleistungen mit Serviceartikeln, zu denen z.T. auch noch Verträge existieren.
Ändert sich nun der Debitor kann das u.U. eine Menge Arbeit nach sich ziehen.

lg
Tobias

Guten Morgen,
ich wollte Euch kurz das Feedback von unserem WP zukommen lassen:

Zitat:
"Wann Sie einen Debitor/Kreditor ändern ist abhängig von Ihren eigenen Prozessen und den Möglichkeiten von NAV. Ein rechtlicher Rahmen – abseits der Regeln ordnungsgemäßer Buchführung – wird nicht vorgegeben. Daher auch die nicht eindeutige Aussage der Fachleute. Grundsätzlich sollte einen Änderung immer klar, eindeutig und nachvollziehbar sein. Dies ist u.a. gewährleistet wenn die Historie Angaben wie „gültig von – bis“ ermöglicht.
Wichtig ist also, dass Sie eine interne Leitlinie zur Änderung von Stammdaten bzw. der Neuanlage von Debitoren/Kreditoren aufstellen. Der aufgeführte Punkt „Debitor auch bei Rechtsnachfolge (Fusion oder ähnliches) belassen und nur ändern, dann bleibt auch die Historie erhalten“ ist ebenfalls OK, solange es sich um eine Gesamtrechtsnachfolge handelt. In diesem Fall gehen sämtliche Rechte und Pflichten über, rechtlich handelt es sich also um dieselbe Person. Das „Neue“ Unternehmen tritt auch in Ihre Serviceverträge ein und muss diese fortführen.
Einzige Empfehlung meinerseits ist daher die Neuanlage, wenn es sich nicht mehr um dieselbe natürliche / juristische Person handelt (z.B.: Einzelrechtsnachfolge). Alles weitere ist von Ihren Prozessen und deren Darstellungsmöglichkeiten abhängig. "

Gruß
Tobias

Danke für das Feedback!