Empfohlene Nummernserien Rechnungen u. gebuchte Rechnungen?

Hallo,

wir sind gerade dabei Navision einzurichten und versuchen nun optimale Nummernkreise zu finden.

Wie wird das in der Praxis gehandhabt? Gibt es irgendwo Epfehlungen dazu?

Unterteilt man die Nummernkreise, so dass Debitoren- u. Kreditorenrechnungen leicht zu erkennen sind, z.B.:

Debitorenrechnungen: 10000001 - 49999999
Kreditorenrechnungen: 50000001 - 79999999

oder nimmt man lieber gleiche Nummernkreise:

Debitorenrechnungen: 10000001 - 49999999
Kreditorenrechnungen: 10000001 - 49999999


Wie sieht das dann mit den dazugehörigen Nummernkreisen der Buchungen aus? Kann man den gleichen Nummernkreis wie für die Rechnungen verwenden und riskiert damit Lücken in den Belegen (z.B. wenn eine Rechnung gelöscht wird) oder nimmt man lieber eine eigene Nummernserie für die Belegbuchung, damit diese garantiert lückenlos ist?

Würde mich über Erfahrungswerte freuen. :)

Kann man eigentlich eine Nummernserie im nachhinein leicht anpassen (z.B. Vergrössern der Rechnungnr. um zwei Stellen), oder sind solche nachträglichen Veränderungen in Navision schwer umzusetzen?

Viele Grüsse und vorab vielen Dank :)

Hi, aus meiner Sicht ist es schon von Vorteil Debitoren- und Kreditorenrechnungen per Nummernkreis zu unterscheiden. Wir machen das bei uns folgendermaßen:

• die ersten beiden Ziffern beschreiben um was es hier überhaupt geht
• die nächsten beiden Ziffern beschreiben das aktuelle Jahr
• die restlichen Ziffern sind fortlaufend

Wir haben somit für

• VK-Auftrag: 10060001 - 10069999
• VK-Rechnung: 11060001 - 11069999
• VK-Gutschrift: 12060001 - 12069999
• EK-Bestellung: 20060001 - 20069999
• EK-Lieferung: 21060001 - 21069999
• ...

Man erkennt anhand der Nummer dann immer direkt um was es geht und weiß aus welchem Jahr es kommt.

Gruß, Marc

Ich finde die Lösung, die Marc beschrieben hat gut. Es ist oft von Vorteil, wenn man anhand der Nummer sofort die Herkunft erkennt.

Man muss hier aber den Nachteil in Kauf nehmen, dass man zum Jahreswechsel die Nummernserien anpassen muss, damit dann wieder das aktuelle Jahr drin steht. Das darf man dann nicht vergessen, und muss den richtigen Zeitpunkt erwischen.

Hallo,

wir haben die Nummernkreise "sprechend" gestaltet:

zB. VGRxxxx steht für Verkauf gebuchte Rechnung
EGRxxxx Einkauf gebuchte Rechnung
VGLxxxx Verkauf gebuchte Lieferung
EGLxxxxx Einkauf gebuchte Lieferung
VAxxxxx Verkauf Auftrag
VANxxxx Verkauf Angebot
usw.

Ich würde immer eindeutige alphanumerische Nummern empfehlen,
mit Jahreszahl und Unterscheidung ungebucht / gebucht z.B.

VA-06/00001 Verkaufsauftrag aus 2006
VA-07/00001 Verkaufsauftrag aus 2007
VR-06/00001 Verkaufsrechnung ( ungebucht)
VR+06/00001 Verkaufsrechnung ( gebucht )
VGS-06/00001 Verkaufgutschrift ( ungebucht)
VGS+06/00001 Verkaufgutschrift ( gebucht )

Es ist erheblich leichter, Buchungen zu analysieren , wenn "sprechende" Codes verwendet werden. das gilt besonders dann wenn Dritte hinzugezogen werden müssen.

Die Nummernserie umstellen ist zwar möglich. aber die neuen gebuchten Belege werden dann ggf. anders einsortiert und das führt nur zur Verwirrungen beim Suchen.

@max
das hat natürlich den grossen Nachteil, dass man wesentlich schlechter suchen kann, wenn man immer die Buchstaben vorweg eingeben muss.

@roger

Die Nummernserien können doch bereits Jahre im voraus eingeben werden (Stardatum). Klar irgendwann muss man nachschieben

vielen dank für die zahlreichen antworten :)

da die meisten rechnungen (95%) über einen online shop in unser system gelangen werden, haben wir uns dazu entschlossen die rechnungsnr. in navision gleich der shop rechnungsnr. zu setzen und die ist leider numerisch mit 8 stellen. somit fallen die alphanumerischen lösungen leider weg...

man könnte sich natürlich vorstellen, die rechnungnr. in navision vom shop zu entkoppeln und die rechnungsnr. aus dem shop in ein zusätzliches feld in der navision rechnung zu speichern.

vorteile:
- alphanumerische rechnungsnummern möglich
- keine lücken im belegnummernkreis (nicht alle rechnungen aus dem shop werden importiert)
- es muss kein zusätzlicher nummernkreis für importierte shop rechnungen definiert werden.
- daraus folgt: manuell in navision erfasste rechnungen müssen nicht in einem seperaten nummernkreis erstellt werden.

nachteile:
- zusätzliche komplexität, da man einen neuen rechnungsnummernkreis (neben dem bereits existierenden rechnungsnummern aus dem shop) in navision einführt. könnte evtl. verwirrend wirken.

im moment schwanken wir noch zwischen den beiden lösungswegen...

nutzt hier jemand ebenfalls navision mit anbindung eines internetshops? falls ja, wäre es interessant zu wissen, wie das problem dort gelöst wurde...

viele grüsse, Tobias

Hi, aus meiner Sicht ist es schon von Vorteil Debitoren- und Kreditorenrechnungen per Nummernkreis zu unterscheiden. Wir machen das bei uns folgendermaßen:

• die ersten beiden Ziffern beschreiben um was es hier überhaupt geht
• die nächsten beiden Ziffern beschreiben das aktuelle Jahr
• die restlichen Ziffern sind fortlaufend

Wir haben somit für

• VK-Auftrag: 10060001 - 10069999
• VK-Rechnung: 11060001 - 11069999
• VK-Gutschrift: 12060001 - 12069999
• EK-Bestellung: 20060001 - 20069999
• EK-Lieferung: 21060001 - 21069999
• ...

Man erkennt anhand der Nummer dann immer direkt um was es geht und weiß aus welchem Jahr es kommt.

Gruß, Marc

benutzt ihr einen extra nummernkreis für gebuchte rechnungen, gutschriften usw. oder wird bei buchungen die gleiche nummernserie benutzt?

man könnte sich natürlich vorstellen, die rechnungnr. in navision vom shop zu entkoppeln und die rechnungsnr. aus dem shop in ein zusätzliches feld in der navision rechnung zu speichern.

In Tabelle 36 Verkaufskopf gibt es das Feld "Externe Belegnummer", welches für die Belegnummern aus anderen Systemen ( z. B auch Kassenbonnr. ) gedacht ist.

In Deutschland sind fortlaufende lückenlose Rechnungsnummern vorgeschrieben, die Nummern für die gebuchten Belege müssen also von Navision erzeugt werden, wenn nicht alle Belege aus dem Webshop verarbeitet werden.

Hey Tobias,

benutzt ihr einen extra nummernkreis für gebuchte rechnungen, gutschriften usw. oder wird bei buchungen die gleiche nummernserie benutzt?

Ja, wir benutzen unterschiedliche Nummernkreise.

nutzt hier jemand ebenfalls navision mit anbindung eines internetshops? falls ja, wäre es interessant zu wissen, wie das problem dort gelöst wurde...

Die Daten aus unserem Webshop kommen ersteinmal in zwei extra dafür erstellte Tabellen (Kopf und Zeile). Unsere Auftragsbearbeitung schaut sich diese an und gibt sie dann frei. Erst nach dieser Freigabe werden die Standard-Tabellen (Sales Header und Sales Line) gefüllt und somit der normale Nummernkreis verwendet.

Gruß, Marc